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Datenschutz für
protel-Hotelsoftware
DSGVO und protel
As you may have heard, the PCI Security Standards Council has dictated a deadline for the migration of the use of TLS 1.0/TLS 1.1 to TLS 1.2.
This deadline is on 25 May 2018.
We are taking a proactive stance and providing guidance for you to ensure that you and your hotel are "TLS 1.2-ready" well in advance of this deadline.
Below is the procedure required for your machines to be ready to support this change, in regards to your protel products.
Personenbezogene Daten umfassen alle sensiblen Informationen, die einer einzelnen Person zugeordnet werden können und die dazu verwendet werden können, eine Person eindeutig zu identifizieren, sie zu kontaktieren oder zu lokalisieren.
Personenbezogen sind unter anderem folgende Daten (Aufzählung nicht vollständig):
In Verbindung mit einigen der oben genannten Daten gelten auch die folgenden als personenbezogen:
Denken Sie daran, dass ein Hotel jederzeit zu den personenbezogenen Daten der Gäste Folgendes wissen muss:
Damit sie jederzeit in der Lage sind, einem Gast auf Nachfrage Auskunft über seine Daten zu geben, empfiehlt protel den Hotels, ihre gesamte Technologielandschaft unter dieser Fragestellung zu betrachten: Wie werden personenbezogene Daten zwischen verbundenen Systemen ausgetauscht? An welchen Stellen werden Daten von Hand in nicht-verbundene Systeme eingegeben?
Diese Untersuchung sollten Hotels für alle angeschlossenen IT-Systeme durchführen, nicht nur für das Hotelmanagementsystem. Dazu gehören beispielsweise Meldeschnittstellen, Gebäudemanagementsysteme, CRM-Systeme, zentrale Reservierungssysteme (CRS) und anderes mehr.
Der Verantwortliche muss rechtmäßige Gründe für die Speicherung personenbezogener Daten haben. Darunter fallen zum Beispiel:
Speichert ein Verantwortlicher Daten aus einem der oben genannten rechtmäßigen Gründe, ist er nicht verpflichtet, dafür zusätzlich die Einwilligung der betroffenen Person einzuholen. Der Verantwortliche muss jedoch jederzeit dafür sorgen, dass für die betroffene Person klar erkennbar ist, welche Daten wo gespeichert sind, ob Dritte diese mit verwenden, und falls ja, wie lange.
Viele Hotels möchten die Daten ihrer Gäste gern auch nach deren Check-out speichern, häufig auch länger als gesetzlich vorgegeben. Dabei geht es ihnen darum, den eigenen Service zu verbessern, Gäste in Marketingkampagnen einzubeziehen und ähnliches. Dies ist nur dann möglich, wenn die betroffene Person ausdrücklich ihre Zustimmung erklärt hat.
Um eine solche Einwilligung zu erhalten, gelten zwei Regeln:
Wenn ein Dienstleister beauftragt wird, Daten nach Weisung eines Auftraggebers zu verarbeiten und die Verantwortung für die Daten bei dem Auftraggeber verbleibt, liegt laut Art. 28 DSGVO eine Auftragsverarbeitung vor. Infolgedessen muss zwischen dem Dienstleister (hier: protel bzw. protel Vertriebspartner) und dem Auftraggeber (hier: Ihr Unternehmen) eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung geschlossen werden. Die DSGVO regelt die Pflichtangaben, die in einem solchen Vertrag enthalten sein müssen. Diese Angaben können sich im Laufe der Zeit ändern. Der Verantwortliche muss den Auftragsverarbeiter informieren, sobald Änderungen erforderlich sind.
Bitte beachten Sie:
Zum Herunterladen: Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO (PDF-Formular)
Nach Auswertung der DSGVO-Vorschriften hat protel Softwarefunktionen entwickelt, mit denen Hotels (als Verantwortliche) die Datenschutzrechte ihrer Gäste (der betroffenen Personen) einfacher bestimmen und einhalten können. Mithilfe dieser Softwarefunktionen können Hotels die DSGVO-Vorschriften umsetzen. Sie werden im Folgenden einleitend vorgestellt.
Beim Lesen der folgenden Abschnitte werden Sie feststellen, dass einige Softwarefunktionen nicht speziell für DSGVO-Vorgaben entwickelt wurden. protel hat sie entwickelt, um es Hotels zu ermöglichen, die DSGVO-Anforderungen in ihren Geschäftstätigkeiten mit möglichst geringem Aufwand umzusetzen und das Datenschutzmanagement so weit wie möglich zu automatisieren.
Zur eigentlichen Umsetzung in und mit protel Air und protel SPE/MPE, Smart haben wir separate Informationen zusammengestellt. Dort erläutern wir im Detail die Implementierungsschritte, die der Verantwortliche im Hotel umsetzen muss.
Hauptanliegen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind der Schutz personenbezogener Daten von EU-Bürgern und die Standardisierung aller bestehenden Datenschutzgesetze. Die DSGVO aktualisiert das Datenschutzgesetz von 1998 und kommt zur Anwendung, wenn mindestens einer der folgenden Akteure sich auf dem Territorium der Europäischen Union befindet: Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter - oder wenn die betroffene Person, um deren Daten es sich handelt, Bürger der EU ist.
Der Verantwortliche muss die Einwilligung seiner Kunden einholen, warum, für wie lange und welche Daten bearbeitet werden. Bei Nichteinhaltung der DSGVO-Vorschriften beträgt die Strafe 20 Mio. EUR oder 4% des weltweiten Jahresumsatzes des Unternehmens- je nachdem, welcher Betrag höher ist.
In Bezug auf die DSGVO gibt es drei Akteure, nämlich
Wichtig: In diesem Zusammenhang möchte protel darauf hinweisen, dass zum Umfeld eines Hotels weitere Datenverarbeiter gehören, die in die Pflicht genommen werden müssen, wie z.B. Channel-Manager. Das Hotel muss sich auch mit diesen Anbietern auseinandersetzen, um sicherzustellen, dass die Umsetzung der DSGVO in vollem Umfang gewährleistet ist.
Die protel hotelsoftware GmbH ist keine Anwaltskanzlei und bietet keine Rechtsberatung an.
Die bereitgestellten Informationen, Anweisungen, Dokumente, Richtlinien, Formulare, Vereinbarungen oder Musterdaten (zusammen als "die Informationen" bezeichnet) dienen nur zu Informationszwecken und stellen keine Rechtsberatung dar. Die Informationen sollten als allgemeine Handreichung verstanden werden, die an Ihren spezifischen Bedarf angepasst werden muss. Ob und wie Sie die Information verwenden, oder sich darauf verlassen, ist Ihr eigenes Risiko. Die Informationen sind als Einstieg gedacht, Sie müssen jedoch selbst angemessene Qualitätskontrollen durchführen und rechtliche und andere professionelle Ratschläge einholen, bevor Sie die Ressource nutzen.
Die Informationen werden ohne jegliche Gewährleistung, weder ausdrücklich noch stillschweigend, einschließlich ihrer Rechtswirksamkeit und Vollständigkeit, zur Verfügung gestellt. Wir machen keine Ansprüche, Versprechungen oder Garantien über die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Angemessenheit der Informationen und übernehmen keine Sorgfaltspflicht gegenüber einer Person in Bezug auf die Informationen und deren Inhalt. Wir schließen jegliche Haftung für Kosten, Ausgaben, Verluste oder Schäden ausdrücklich aus, die durch das Vertrauen auf die Informationen oder in der Erwartung der Erfüllung Ihrer Bedürfnisse entstehen, einschließlich (aber nicht ausschließlich) als Folge von falschen Angaben, Fehlern und Auslassungen.
Die Informationen oder Teile der Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert oder aktualisiert werden.
Bei Fragen kontaktieren Sie bitte unser Support Team unter gdpr-support@protel.net.
Die DSGVO gibt dem europäischen Gast mehrere Rechte, darunter
Umfassende Protokollierung der Aktivitäten auf Anwendungsebene, die Bezug zu beliebigen personenbezogenen Daten haben.
Erweiterte Protokollierung der Benutzeraktivitäten. Alle mit Gästekarteien in Verbindung stehenden Aktivitäten werden aufgezeichnet. Dies schließt Anzeigen/Zugriff, Erstellen, Bearbeiten und Entfernen von Gastdaten mit ein. Im Anwendungsprotokoll wird für jede Aktion die Zeit, der Benutzer der Anwendung, die tatsächliche Aktivität und die Gästekartei-ID aufgezeichnet.
Um den Zugriff auf personenbezogene Daten zu regeln, sind Benutzerrechte erforderlich.
protel ergänzt die bestehenden Benutzerrechte und stellt folgende Berechtigungen zur Verfügung:
Die Forderung des Gastes, seine personenbezogenen Daten vollständig zu entfernen, muss erfüllt werden, wenn der Löschung lt. Gesetz keine Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
Gästekarteien werden gemäß den Regeln der Auto-Anonymisierung zum frühestmöglichen Zeitpunkt beim Tagesabschluss automatisch anonymisiert. Die Anonymisierung wird verschoben, wenn:
Die Software muss eine Mindestspeicherdauer für Daten unterstützen. Der Gast ist darüber zu informieren, wie lange die Daten aufbewahrt und zu welchen Zwecken sie verwendet werden, und er muss dem aktiv zustimmen.
Die DSGVO gibt als rechtmäßigen Grund für die Speicherung von Gästekarteidaten vor, dass diese nur so lange aufbewahrt werden dürfen, wie dies vertragsmäßig erforderlich ist (Mindestspeicherdauer). Besteht jedoch ein berechtigtes Interesse, die Daten länger aufzubewahren (Höchstspeicherdauer), kann dies durch eine gesonderte Einwilligung der betroffenen Person erfolgen.
Diese Anforderung umfasst zwei Aspekte: Erstens, wie die Hotelsoftware die eigentliche Anonymisierung handhabt, und zweitens, wie jeder Gast seine Einwilligung erteilen kann.
Anonymisierungstypen - drei fest programmierte Optionen:
Diese Funktion steht auch für den Datenaustausch mit der protel WBE und protel Voyager zur Verfügung.
Ihre Gäste haben das Recht, über die Verwendung ihrer personenbezogenen Daten zu bestimmen.
Gäste müssen immer aktiv zustimmen ("Opt-in"), bevor das Hotel ihre Daten für Direktmarketing oder automatisierte Verarbeitung verwenden darf.
Das Hotel kann sog. "Flags" setzen, um diejenigen Daten kenntlich zu machen, zu deren Verwendung der Gast sein Einverständnis gegeben hat. Beispiele:
Bitte beachten Sie, dass diese Felder auch mit der protel WBE und dem protel Voyager ausgetauscht werden.
Fordert ein Betroffener, seine personenbezogenen Daten in Kopie zu erhalten, müssen ihm diese in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden.
protel bietet die Möglichkeit, alle in der ausgewählten Gästekartei gespeicherten Daten in eine xml-, csv- oder pdf-Datei zu übertragen. Diese Datei kann per Knopfdruck aus der Gästekartei heraus ausgedruckt oder per E-Mail an den Gast gesendet werden.
Dieses Dokument stellt protels Interpretation der DSGVO dar bezüglich der Verarbeitung und Anonymisierung von Daten mit Personenbezug in der Hotelbranche. Es ist wichtig, dass jedes Hotel die für das Hotel oder das Unternehmen geltenden Vorschriften durchliest und einhält, die aber möglicherweise nicht von den Inhalten dieses Dokument abgedeckt sind.
Den vollständigen Gesetzestext finden Sie hier.
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfordert Maßnahmen in jedem Unternehmen, in unserem wie in Ihrem! Als Anbieter einer Plattform, die Kundendaten verarbeitet, stellen wir uns dieser Verantwortung. Deshalb haben wir alle Funktionen unserer Software im Hinblick auf den Datenschutz überprüft und optimiert. Wir freuen uns, Ihnen damit die Werkzeuge an die Hand geben zu können, die Sie bei der Einhaltung der DSGVO in Bezug auf den Datenschutz unterstützen.
In den folgenden Abschnitten haben wir einleitend für Sie zusammengefasst, wie wir bei protel die Anforderungen der DSGVO verstehen. Lesen Sie bitte die Informationen auf dieser Seite sorgfältig, bevor Sie sich mit der konkreten Umsetzung in Ihrem protel Hotelmanagementsystem befassen. Erfahren Sie im Folgenden
Die eigentliche Umsetzung unterscheidet sich - je nachdem, welche Hotelsoftware von protel Sie benutzen. Um mehr über die Umsetzung in Ihrer Software zu erfahren, klicken Sie auf eine der folgenden Grafiken. Für einen allgemeinen Überblick über die DSGVO lesen Sie bitte zuerst die Informationen auf dieser Seite.
Die eigentliche Umsetzung unterscheidet sich für unsere Cloud-Lösung protel Air und für das On-Premise PMS protel SPE/MPE und Smart. Um mehr über Ihr PMS zu erfahren, wählen Sie:
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Den Schnittstellen, über die das Hotel täglich Daten verschickt und empfängt, kommt beim Thema Datensicherheit eine besondere Bedeutung zu. Im Zusammenhang mit der Anbindung von Drittsystemen an die protel Hotelmanagementsysteme stellen sich deshalb bestimmte Fragen immer wieder. Die häufigsten dieser Fragen haben wir für Sie zusammengestellt und beantwortet. Die Aussagen gelten für protel SPE/MPE und protel Air gleichermaßen.